¿Cómo enviar facturas empleando email marketing?

Hace ya algunos años, las grandes empresas y particulares han comenzado a enviar a sus clientes las facturas a través del correo electrónico. Este método reduce en gran medida los costos de papelería y mensajería. Por lo tanto, en arrobaMail nos propusimos enseñarte un método (de varios posibles) para enviar facturas empleando email marketing a través de nuestra plataforma.

Gracias a su amplia gama de herramientas, tales como la creación de segmentaciones o la posibilidad de importar suscriptores mediante archivos .xsl o .csv, la plataforma de arrobaMail posee un potencial increíble para permitirnos desempeñar tareas que normalmente requerirían días en tan sólo algunas horas e incluso minutos. Esta vez aprenderemos un método para enlazar facturas electrónicas en nuestras campañas de correos masivos para que nuestros suscriptores/clientes tengan acceso a ellas a través de un clic, ahorrándonos tiempo y dinero entre otros recursos. Si sientes que este método no funciona para tu modelo de negocio no te desanimes pues hay muchísimas otras formas de lograr una facturación electrónica empleando nuestra plataforma.


Crear planilla de excel con datos de usuario

En un principio, necesitamos crear una planilla Excel en la cual registraremos a nuestros suscriptores. Estos suscriptores, además de su nombre y email poseerán campos adicionales, tales como periodo, factura y facturado. Veamos a que hará referencia cada campo:

  • Nombre: nombre del suscriptor.
  • Email: correo electrónico del suscriptor.
  • Periodo: periodo a facturar.
  • Factura: identificador de la factura que se corresponde con el suscriptor.
  • Facturado: indica si el suscriptor ya ha recibido la factura del periodo correspondiente.

Nuestra plantilla, en un principio, queremos que quede de esta manera:

Una vez creada y cargada con suscriptores, guardaremos la planilla en nuestro ordenador con algún nombre que nos ayude a identificarla, como por ejemplo “facturacion_2019”.  Con esto finalizamos el primer paso de nuestro proceso ¿Muy fácil no? ¡Sigamos adelante!


Importar excel en una lista y crear segmentación

Luego, ya en la segunda etapa, necesitamos ingresar a nuestra plataforma de arrobaMail y crear una nueva Lista (si nos olvidamos como crearla, podemos fijarnos aquí). A nuestra lista podemos colocarle un nombre que nos ayude a identificarla (por ejemplo, «ListaFacturados«). Los registros de nuestra nueva lista los importaremos desde nuestro archivo Excel creado con anterioridad en la etapa que se nos solicite cargar nuestra Lista con suscriptores. Una vez importados, debemos indicarle a arrobaMail cómo se corresponderán las columnas de nuestra planilla con las de nuestra lista. Para desempeñar esta tarea basta con declarar campos personalizados y asignarles el mismo nombre que poseían en nuestra planilla. La siguiente imagen puede sernos de utilidad:

Proseguimos con la creación de nuestra lista y una vez finalizada, crearemos una Segmentación que nos será muy útil en poco tiempo. Tranquilo, nosotros te ayudamos a configurarla campeón. Primero vamos a crear una segmentación (HERRAMIENTAS > SEGMENTACIÓN > Crear nuevo). La segmentación deberá aplicar para aquellos suscriptores que posean el campo facturado con el valor No. Finalmente, intentaremos colocar un nombre a nuestra segmentación que nos ayude a identificarla, tal como “facturado_igual_no”. La siguiente imagen puede sernos de gran ayuda:


Campaña segmentada editando enlace (link)

¡Vamos de maravilla, ya casi lo tenemos! En nuestra tercer etapa, crearemos una nueva Campaña (puede que nos hayamos olvidado, así que podemos refrescar la memoria aquí) cuyo contenido tendrá un enlace para que nuestros suscriptores puedan ser dirigidos a su factura. La siguiente imagen dice más que mil palabras:

Enlace a factura en correo

Nuestro hipervínculo tendrá que poseer la siguiente estructura:
http://dominio.com/facturas/{{{$pf_periodo}}}/{{{$pf_factura}}}.pdf

Donde {{{$pf_periodo}}} y {{{$pf_factura}}} son nuestros campos personalizados creados en el segundo paso.

Antes de pasar a la siguiente etapa, debemos definir las características que tendrá nuestra Campaña (Nombre, asunto, etc). Esta campaña la enviaremos a los suscriptores de nuestra Lista creada anteriormente y además, le aplicaremos la segmentación que de igual forma ya habíamos creado, así podremos filtrar los suscriptores facturados de los que aún no lo han sido, a los cuales se le enviará el correo con su respectiva factura. La siguiente imagen podría sernos de utilidad:

Campaña segmentada


Actualizar planilla de excel y lista de suscriptores

Continuando en el cuarto paso, con nuestra campaña ya ejecutada y enviada a nuestros suscriptores, entendemos que estos suscriptores ya poseen facturación, por lo tanto el valor del campo facturado lo queremos actualizar. Para llevar a cabo dicha actualización volveremos a emplear nuestra planilla Excel y actualizaremos el campo facturado con el valor Si para aquellos suscriptores que hayan recibido su factura electrónica. Gracias a las funciones que poseen los programas para manejar hojas de cálculo esta tarea puede resultar super sencilla y fácil. Nuestra hoja de cálculo tendría que verse así:

Lo próximo que queremos realizar es actualizar la Lista en nuestra plataforma de arrobaMail, para eso sólo tenemos que importar nuevamente la planilla Excel a nuestra lista. La siguiente imagen podría resultarnos útil:

Importar suscriptores en lista

Acto seguido ajustamos los campos de la planilla con su correspondiente campo personalizado y los mismos se actualizarán de forma automática. La siguiente imagen puede ayudarnos un montón a entender cómo queremos que se correspondan los campos:


Método de reutilización

¡Estupendo! Ya tenemos nuestra lista actualizada, nuestros clientes habrán recibido su factura de una forma rápida y nosotros nos ahorramos un montón de papeleo y dinero.
¡Un momento! ¿Y el próximo mes tenemos que hacer todo de nuevo? Claro que no, ya contamos con nuestra planilla Excel, la Lista de suscriptores en la plataforma, junto con la segmentación y el modelo de nuestra campaña. Lo que tendríamos que hacer es devolver el campo facturado de nuestra planilla Excel al valor No (por defecto) e importarla a nuestra lista en la plataforma de arrobaMail para que ésta también se actualice. Además, vamos a querer modificar el campo periodo con el mes que vayamos a facturar. Nuestro método reutilizable está diseñado para que mes a mes podamos facturar a nuestros clientes de manera electrónica con un método sencillo ¡Todas las veces que lo necesitemos!

Método reutilizable

Leave a Reply

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *